Mit GEDYS zu flexiblen Abläufen

Vielleicht arbeiten auch Sie in einer Firma, in der es Reiseanträge gibt, die zu genehmigen sind. Vielleicht erleben auch Sie es, dass die Genehmigungsregeln dafür ungefähr so oft wechseln wie die Mondphasen. Außerdem gibt es je nach Art und Dauer der Reise einfachere oder kompliziertere Bestimmungen. So oder so ähnlich.

Ein Reiseantragsformular ist schnell entworfen, gerade wenn Lotus Notes zur Verfügung steht. Es auszufüllen und dem Vorgesetzten zu mailen ist kein Problem. Aber: Abhängig von der Art der Reise sind mehrere und andere Personen für die Genehmigung vorgesehen. Eine Notes-Anwendung zu entwickeln, die den Antrag richtig weiterleitet, noch dazu, wenn sich die Regeln ständig ändern, ist nicht trivial.
Dafür gibt es das GEDYS-Modul für Workflow. Sie können es auf beliebige Notes-Dokumente anwenden. Der Clou dieser Software ist die grafische Definition des Weitergabe- oder Genehmigungsablaufs: Per Mausklick wird dieser Fluss definiert und auch wieder verändert. Die Weitergaberegeln, wie „Weitergabe an den Chef der Abteilung“, oder „Gleichzeitige Weitergabe an den Abteilungsleiter und seinen unmittelbaren Vorgesetzten“, können dabei kinderleicht formuliert werden.
Dabei gibt es noch ein paar Tricks, ohne die ein wirklicher Workflow nicht auskommt: Vertretungsregelungen beispielsweise. Das funktioniert – wie kann es bei Lotus Notes anders sein – über Vertretungsdokumente, auf die der Workflow dann reagiert: Ist der Chef im Urlaub, dann bekommt seine Stellvertreterin den Reiseantrag.

WorkflowGegen faule Chefs ist auch vorgesorgt – man kann im System Eskalationszeiten festlegen. Das System versendet dann eine Eskalationsnachricht, wenn ein Vorfall für eine bestimmte Anzahl von Tagen ruht, ohne bearbeitet zu werden. Statistiken der Workflows sorgen überdies für Transparenz und dafür, dass die Fleißigsten und Faulsten belohnt oder nicht belohnt werden können.
Der Verlauf eines Antrages, von dem abhängt, ob man reisen wird oder nicht, kann penibel nachvollzogen werden, dafür ist die eingebaute Protokollierung da. Es lässt sich so jederzeit beweisen, dass ein Vorgang korrekt abgewickelt wurde - ein für Revisionszwecke unerlässliches Feature.

Ein Mechanismus der Versionen verhindert überdies, dass Workflows durcheinandergeraten: Wenn sich die Regeln ändern, laufen bestehende Vorgänge noch nach dem alten Schema ab, während neue Vorgänge bereits dem neuen Workflow folgen.